Wie het AZ Sint-Jan in Brugge binnenstapt, merkt het meteen: de gloednieuwe inschrijvingskiosken staan klaar om patiënten sneller en eenvoudiger in te schrijven. Deze moderne technologie maakt het inschrijvingsproces een stuk efficiënter en komt zowel patiënten als personeel ten goede.

Automatische inschrijving bespaart tijd

De nieuwe kiosken, ontworpen met gebruiksgemak in gedachten, bieden patiënten een geautomatiseerd inschrijvingsproces. Bij aankomst worden bezoekers vriendelijk ontvangen door vrijwilligers die assisteren bij het gebruik van de apparaten. Bekende patiënten met correcte gegevens en een afspraak kunnen hun inschrijving volledig automatisch afronden. Binnen enkele seconden ontvangen zij een routeticket en vignetten.

Voor patiënten met onvolledige gegevens of zonder afspraak biedt het systeem een gepersonaliseerde aanpak. Zij worden doorverwezen naar de opnamedienst, waar een wachtrijsysteem hen efficiënt verder helpt. Met gemiddeld 370 patiënten per werkdag die een meer uitgebreide registratie vereisen, biedt het systeem een oplossing op maat.

Daarnaast speelt het nieuwe systeem slim in op de planning van het operatiekwartier. De eerste patiënten voor operaties worden prioritair ingeschreven, zodat vertragingen in de dagplanning tot een minimum worden beperkt.

Vrijwilligers: onmisbaar in het proces

Ondanks de technologische vooruitgang blijven de vrijwilligers een cruciale rol spelen in de dagelijkse werking. Zij helpen patiënten niet alleen met het inschrijvingsproces, maar bieden ook ondersteuning bij praktische vragen en wijzen de weg naar de juiste afdelingen. Bovendien zorgen zij voor het onderhoud van de kiosken, zoals het vervangen van papierrollen voor de tickets.

Van oude hardware naar toekomstbestendige technologie

De upgrade van de inschrijvingskiosken was hard nodig. De vorige apparaten, die sinds 2017 dienst deden, raakten steeds vaker defect door intensief gebruik door maar liefst 2.300 patiënten per dag. Met de installatie van 15 nieuwe kiosken is het systeem weer volledig up-to-date.

De nieuwe apparaten zijn strategisch geplaatst:

• Campus Sint-Jan: 8 in het centrale onthaal, 2 in het oncologisch dagziekenhuis, 2 bij onthaal 2 en 1 op de spoedafdeling.
• Campus SFX: 2 kiosken in het onthaal.

Deze vernieuwde technologie voldoet aan alle wettelijke vereisten, zoals de verplichte eID-lezing vanaf april 2024. Voor buitenlandse patiënten of kinderen is er nu een mogelijkheid om verblijfsdocumenten of ISI+ kaarten te scannen via de ingebouwde 2D-barcodescanner.

Klaar voor de toekomst

Het ziekenhuis ontwikkelde de huidige software zelf, waardoor deze perfect is afgestemd op interne processen. Toch blijft AZ Sint-Jan vooruitkijken. Vanaf 2025 schakelt men over op nieuw aangekochte software, volledig geïntegreerd met de nieuwe technologie.

De upgrade blijft niet beperkt tot de hoofdingang. Hoewel de belangrijkste kiosken al operationeel zijn, volgt de installatie op andere locaties in december. Het AZ Sint-Jan zet hiermee opnieuw een stap richting een patiëntvriendelijk en toekomstgericht ziekenhuis.